Để đặt phòng khách sạn thông qua mạng lưới toàn cầu, bạn cần có thẻ ngân hàng nhựa, trong khi thẻ ngân hàng đơn giản - Maestro hoặc VISA Electron sẽ không hoạt động cho việc này. Bạn cần một thẻ điện tử "cổ điển". Nếu bạn là chủ sở hữu của thẻ PLATINUM hoặc GOLD, chúng cũng phù hợp.
- Đầu tiên bạn cần chọn một khách sạn phù hợp.
- Sau khi chọn khách sạn, bạn nên vào trang đặt phòng khách sạn và điền các dữ liệu cá nhân của mình: ngày đến và đi, số lượng phòng, chi tiết thẻ ngân hàng sẽ thanh toán. Trước tiên, bạn nên đọc các điều kiện đặt phòng trong hệ thống này hoặc khách sạn. Bây giờ bạn có thể gửi đơn đăng ký của mình. Hầu hết các hệ thống sẽ ngay lập tức gửi cho bạn một trang có xác nhận đơn đăng ký (voucher) của bạn, trang này phải được in ra và xuất trình cho khách sạn khi đến.
- Sau khi gửi đơn đăng ký của bạn, một xác nhận sẽ được gửi đến địa chỉ email của bạn, bao gồm chi tiết đặt phòng và chi tiết liên hệ của khách sạn. Bạn cũng phải mang theo văn bản xác nhận đặt phòng. Nếu có sự kiểm soát miễn thị thực ở quốc gia này, thì bạn sẽ cần xác nhận tại cơ quan hải quan. Nếu cần thị thực để nhập cảnh, bạn cần gọi điện cho khách sạn và yêu cầu xác nhận đặt phòng bằng fax. Nhiều đại sứ quán yêu cầu nó phải cấp thị thực.
- Trên các nguồn thông tin chuyên ngành, bạn có thể tìm thấy các khách sạn khác nhau ở hầu hết các quốc gia trên thế giới và dễ dàng đặt phòng thông qua một trang web như vậy. Tại đây bạn sẽ thấy ngay số lượng phòng còn trống của khách sạn tại thời điểm bạn đến. Bạn có thể in xác nhận đặt phòng từ trang web này và các đại sứ quán chấp nhận đặt phòng này một cách bình tĩnh. (Ví dụ: booking.com)
Xác nhận đặt phòng phải được viết trên giấy tiêu đề của khách sạn, cho biết tên và chi tiết hộ chiếu của khách du lịch, cũng như xác nhận trực tiếp về việc người đó đã đặt phòng trong khoảng thời gian quy định. Một số đại sứ quán có thể yêu cầu xác nhận rằng đặt phòng của bạn đã được trả trước. Trong trường hợp này, chỉ cần khách sạn của bạn thông báo trong bản fax đã gửi rằng phòng đã đặt đã được thanh toán và chỉ ra các hình phạt trong trường hợp hủy phòng là đủ.
Cần lưu ý rằng đại sứ quán yêu cầu xác nhận đặt phòng của bạn trực tiếp từ khách sạn, chứ không phải từ hệ thống mà bạn đã có thể đặt khách sạn. Nếu bạn đặt phòng qua hệ thống đặt phòng, việc xác nhận sẽ trở nên khó khăn hơn một chút. Bạn sẽ cần gửi một bản fax đến khách sạn, trong đó sẽ được viết khi bạn nhận được đặt phòng và thông qua đại lý du lịch, cũng cho biết chi tiết thẻ ngân hàng và yêu cầu gửi xác nhận đặt phòng. Hãy chắc chắn để đặt chữ ký của bạn trên tài liệu.
