Bất kỳ sự kiện nghiêm trọng nào cũng cần có kế hoạch tối thiểu. Để tổ chức tiệc trẻ em, tiệc gặp mặt sinh viên tốt nghiệp hay tiệc thân thiện, bạn cần dành thời gian lên ngân sách, lựa chọn và chuẩn bị mặt bằng, suy nghĩ về các trò chơi và cuộc thi. Bạn càng lập kế hoạch cẩn thận, sự kiện sẽ càng hiệu quả và đáng nhớ.
Hướng dẫn
Bước 1
Đặt mục tiêu rõ ràng và ngắn gọn cho bản thân. Bạn phải hình dung cho ai và tại sao sự kiện được tổ chức. Khối mục tiêu đầu tiên liên quan đến những gì bạn muốn đạt được. Nó được xác định phần lớn bởi hướng chung của sự kiện. Đồng thời suy nghĩ về các mục tiêu liên quan đến những người tham gia: họ sẽ phải làm gì, nhiệm vụ nào sẽ phải hoàn thành, v.v. Một cuộc họp vô nghĩa có thể biến thành một trò tiêu khiển xám xịt và nhàm chán.
Bước 2
Thành lập một nhóm sẽ đảm nhận trách nhiệm tổ chức sự kiện. Phân bổ chức năng giữa các ban tổ chức. Một người nào đó sẽ chịu trách nhiệm về việc lựa chọn mặt bằng và thiết kế của nó. Những người khác sẽ phải mua các vật liệu cần thiết, hàng tạp hóa và các phụ kiện khác. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc thân thiện, bạn có thể sẽ cần một cặp au.
Bước 3
Hãy suy nghĩ về hình thức của sự kiện và tuân thủ nghiêm ngặt định dạng được chấp nhận. Đó có thể là một buổi hội thảo kinh doanh tại nhà, một bữa tiệc của công ty, một buổi gặp mặt của các bạn cùng lớp, một bữa tiệc năm mới hoặc tiệc dành cho trẻ em. Mỗi hình thức yêu cầu sự chuẩn bị riêng biệt và thành phần tham gia được chu đáo. Khách tham dự sự kiện nên biết điều gì đang chờ đợi họ tại cuộc họp. Người tham gia không nên bị lừa dối.
Bước 4
Lập dự toán chi phí. Bao gồm trong danh sách các chi phí thuê mặt bằng, mua phụ kiện, thức ăn và thanh toán cho các dịch vụ của bên thứ ba. Cân nhắc nguồn tài trợ cho sự kiện. Trong trường hợp đơn giản nhất, giải pháp có thể là tài trợ vốn tự có từ mỗi bên tham gia. Bán vé hoặc tổ chức xổ số sẽ giúp trả ơn một cuộc họp nghiêm túc hơn.
Bước 5
Xây dựng chương trình sự kiện. Liệt kê các bước cho người tổ chức, người thuyết trình và người tham gia. Một kịch bản được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tránh khỏi những lần tạm dừng khó xử, quá tải và những hiểu lầm khác.
Bước 6
Chuẩn bị lời mời cho những người tham gia. Đến giai đoạn này, bạn nên biết chính xác ngày, giờ và địa điểm diễn ra sự kiện. Các sự kiện chính thức sẽ yêu cầu một lời mời bằng văn bản trước. Đối với những sự kiện ít quan trọng hơn, chỉ cần gọi những khách mời trong danh sách là đủ. Nên thực hiện việc này một vài ngày trước khi sự kiện diễn ra, để mọi người có thời gian thay đổi kế hoạch chuyên môn và cá nhân của mình.
